Que són les actes notarials?
En les actes el notari dona fe d’un fet que pot ser molt variat: de presència (per exemple, per a fer fotos de l’estat d’una casa en ruïna); de manifestacions que convé guardar en el protocol; o de protocol·lització de documents. Serveixen per a pre-constituir una prova i així facilitar l’exercici dels drets del ciutadà.
En les actes notarials el notari dona fe d’un fet, acreditant la veritat o realitat d’aquest fet amb efectes enfront de tercers
El seu contingut és molt variat: hi ha actes de presència, en les quals el notari es persona en un lloc i comprova com es troba (per exemple, la situació de ruïna d’una casa); de remissió de documents per correu, en les quals el notari dona fe del simple fet de l’enviament d’una carta; de notificació i requeriment, quan es vol intimar a una persona al fet que adopti un determinat comportament; de manifestacions; de protocol·lització de documents o fotografies que volen conservar-se en el protocol; o de notorietat, com la declaració d’hereus abintestat.
Classes i tipus d'actes notarials
Actes que acrediten la realitat o veritat del fet que motiva la seva autorització. Així i com a exemple, el fet de l’existència d’una persona prèviament identificada pel notari.
Les actes de notificaciñon tenen per objecte donar a conèixer a la persona notificada una informació o decisió del qual sol·licita la intervenció notarial. Les de requeriment es dirigeixen a compel·lir o intimar al requerit perquè adopti una determinada actitud.
Aquestes Actes podran efectuar-se pel notari personant-se en el domicili o lloc en què hagi de personar-se o bé, sempre que la Llei no indiqui el contrari, enviant cèdula, còpia o carta per correu certificat amb justificant de recepció. En l’Acta es consignarà la manera en què la notificació o requeriment s’hagi realitzat, si la persona amb la qual s’hagués entès la diligència es negués a donar el seu nom, indicar la seva relació amb el destinatari o fer-se càrrec de la cèdula, còpia o carta.
El requerit o notificat té dret a contestar davant el Notari dins de la mateixa acta en el termini improrrogable de dos dies hàbils a comptar des d’aquell en què s’hagi practicat la diligència o rebut l’enviament postal. Els drets i despeses notarials de la contestació seran de càrrec del qual va sol·licitar el requeriment.
Són actes en les quals es fa constar l’enviament de cartes o altres documents per correu. Només acrediten:
- El contingut de la carta o document.
- La data del seu lliurament en l’oficina postal o al funcionari de Correus.
- L’expedició del resguard d’imposició com a certificat.
- La recepció pel Notari de l’avís del rebut.
Al Notari li competeix comprovar que el contingut de la carta o document no és contrari a la Llei Penal, a l’ordre públic o als bons costums.
En la carta o documents remesos quedarà sempre constància de la intervenció notarial.
En les d’exhibició de coses el Notari descriurà o relacionarà les circumstàncies que les identifiquin, diferenciant el que resulti de la seva percepció d’allò que manifestin perits o altres persones presents en l’acte. La descripció podrà ser completada mitjançant plans, certificacions, dissenys, fotografies o fotocòpies que incorporarà a la matriu.
En les Actes d’Exhibició de Documents el Notari transcriurà o relacionarà, a més, els documents, o concretarà la seva narració a determinats extrems dels mateixos indicats pel requeridor.
En elles es consignaran les declaracions de les persones que intervinguin. El Notari redactarà el text de la manera més adequada a les declaracions aquestes, procurant utilitzar les mateixes paraules en el que fos possible i previ advertiment al declarant del valor jurídic d’aquelles, en els supòsits en què fos necessari.
Venen conceptuades en l’article 200 de la Llei Hipotecària com mig hàbil, juntament amb l’expedient de domini, per a la represa del tracte successiu ininterromput. El seu règim jurídic està determinat en l’article 203 de l’esmentada norma, que estableix que seran autoritzades per notari hàbil per a actuar en el lloc en què radiquin les finques.
No és aquest, no obstant això, l’únic àmbit de les actes de notorietat, perquè el Reglament notarial aprovat per Decret de 2 de juny de 1944 estableix en el seu article 209 que les actes de notorietat tenen per objecte la comprovació i fixació de fets notoris sobre els quals puguin ser fundats i declarats drets i legitimades situacions personals o patrimonials amb transcendència jurídica.
El precepte disposa així mateix els requisits que hauran d’observar-se en les actes de notorietat, a saber:
el requeriment per a instrucció de l’acta serà fet al notari per persona que demostri interès en el fet la notorietat del qual es pretén establir, la qual haurà d’asseverar, sota la seva responsabilitat, la certesa d’aquest, sota pena de falsedat en document públic.
el notari practicarà, per a comprovació de la notorietat pretesa, quantes proves estimi necessàries, siguin o no proposades pel requeridor, i haurà de fer requeriments i notificacions personals o per edictes quan el requeridor el demani o ell el jutgi necessari.
constaran necessàriament en les actes de notorietat totes les proves practicades i requeriments fets amb les seves contestacions; els justificants de citacions i crides; la indicació de les reclamacions presentades per qualsevol interessat, i la reserva dels drets, corresponents al mateix davant els Tribunals de Justícia.
el notari, si de l’examen i qualificació de les proves i del resultat de les diligències estimés justificada la notorietat pretesa, l’expressarà així, amb la qual cosa quedarà conclusa l’acta.
la instrucció de l’acta s’interromprà si s’acredités al notari haver-se entaulat demanda en judici declaratiu respecte al fet la notorietat del qual es pretengui establir (la Sentència de la Sala 3a del Tribunal Suprem de 20 de maig de 2008 ha declarat nul l’incís final d’aquest article, que establia que per acta de notorietat podran legitimar-se fets i situacions de tot ordre, la justificació de la qual, sense oposició de part interessada, pugui realitzar-se per mitjà de qualsevol altre procediment no litigiós. La declaració que posi fi a l’acta de notorietat serà ferma i eficaç, per si sola, i inscriptible on correspongui, sense cap tràmit o aprovació posterior).
Per la seva part l’article 209 bis regula específicament les regles que hauran d’observar-se en la tramitació de les actes de notorietat a què es refereix l’article 979 de la Llei d’Enjudiciament Civil de 1881 (declaració d’hereus abintestat).
Finalment cal ressenyar que l’abans esmentada sentència de 20 de maig de 2008 ha anul·lat igualment l’article 210 del Reglament notarial, que establia els requisits de tramitació de les actes de notorietat complementàries del títol públic conforme als articles 205 de la Llei Hipotecària i 298 del seu Reglament.
En aquestes es farà constar que el Notari ha examinat el document que hagi de ser protocolado.
Els Notaris poden rebre en dipòsit objectes, valors, documents i quantitats, que els seran confiats per particulars o corporacions, bé perquè en sigueu custodis, bé com a peça dels seus contractes.
L’admissió de dipòsits és voluntària per part del notari, el qual podrà imposar condicions al dipositant. Quan el Notari accepti dipòsits en metàl·lic, valors, efectes i documents, estendrà una Acta que haurà de signar el dipositant o persona a petició seva, en el cas que aquell no pogués o no sabés signar, i el Notari. En aquesta acta es consignaran les condicions imposades pel Notari al dipositant per a la constitució i devolució del dipòsit, així com tot allò que fos necessari per a la identificació d’aquest.
Els dipòsits en metàl·lic i els dels objectes en què fos necessària la seva identificació es lliuraran tancats i segellats a presència del Notari en forma que ofereixi garantia suficient que no seran oberts. Quan escaigui la devolució d’un dipòsit s’estendrà en la mateixa acta de constitució mitjançant nota expressiva, que serà signada per la persona que hagi imposat el dipòsit o per qui tingui d’ella el seu dret o ostenti la representació legal o voluntària, o per un testimoni a petició seva (en el cas que no sabés o no pogués signar), per un testimoni de coneixement (si el Notari no conegués al dipositant o a qui li representi), i pel Notari mateix.
Es rebutjarà tot dipòsit que pretengui constituir-se en garantia d’un acte o contracte contrari a les lleis, la moral i els bons costums. Quan el Notari ho estimés convenient podrà conservar els dipòsits que se li hagin confiat en Banc o caixa de seguretat arrendada al seu nom, advertint-lo així al dipositant i fent-ho constar en l’Acta. La caixa només podrà ser oberta pel Notari o el seu substitut legal, o mitjançant ordre escrita de la Junta directiva del Col·legi Notarial o de la Direcció General dels Registres i del Notariat, si escau.
Finalment, els Notaris podran rebre en dipòsit, retribuït o gratuït, quantitats en metàl·lic, valors, documents, resguards o altres objectes, amb els requisits de manera que els interessats tinguin per convenient, o per simples rebuts privats que el Notari subscrigui per si mateix o per una altra persona amb poder notarial bastant.