¿Que son las actas notariales?
En las actas el notario da fe de un hecho que puede ser muy variado: de presencia (por ejemplo, para hacer fotos del estado de una casa en ruina); de manifestaciones que conviene guardar en el protocolo; o de protocolización de documentos. Sirven para pre-constituir una prueba y así facilitar el ejercicio de los derechos del ciudadano.
En las actas notariales el notario da fe de un hecho, acreditando la verdad o realidad de ese hecho con efectos frente a terceros
Su contenido es muy variado: hay actas de presencia, en las que el notario se persona en un sitio y comprueba cómo se encuentra (por ejemplo, la situación de ruina de una casa); de remisión de documentos por correo, en las que el notario da fe del simple hecho del envío de una carta; de notificación y requerimiento, cuando se quiere intimar a una persona a que adopte un determinado comportamiento; de manifestaciones; de protocolización de documentos o fotografías que quieren conservarse en el protocolo; o de notoriedad, como la declaración de herederos abintestato.
Clases y tipos de actas notariales
Actas que acreditan la realidad o verdad del hecho que motiva su autorización. Así y como ejemplo, el hecho de la existencia de una persona previamente identificada por el notario.
Las actas de notificaciñon tienen por objeto dar a conocer a la persona notificada una información o decisión del que solicita la intervención notarial. Las de requerimiento se dirigen a compeler o intimar al requerido para que adopte una determinada actitud.
Estas Actas podrán efectuarse por el notario personándose en el domicilio o lugar en que deba personarse o bien, siempre que la Ley no indique lo contrario, enviando cédula, copia o carta por correo certificado con acuse de recibo. En el Acta se consignará la manera en que la notificación o requerimiento se haya realizado, si la persona con la que se hubiere entendido la diligencia se negare a dar su nombre, indicar su relación con el destinatario o hacerse cargo de la cédula, copia o carta.
El requerido o notificado tiene derecho a contestar ante el Notario dentro de la misma acta en el plazo improrrogable de dos días hábiles a contar desde aquél en que se haya practicado la diligencia o recibido el envío postal. Los derechos y gastos notariales de la contestación serán de cargo del que solicitó el requerimiento.
Son actas en las que se hace constar el envío de cartas u otros documentos por correo. Sólo acreditan:
- El contenido de la carta o documento.
- La fecha de su entrega en la oficina postal o al funcionario de Correos.
- La expedición del resguardo de imposición como certificado.
- La recepción por el Notario del aviso del recibo.
Al Notario le compete comprobar que el contenido de la carta o documento no es contrario a la Ley Penal, al orden público o a las buenas costumbres.
En la carta o documentos remitidos quedará siempre constancia de la intervención notarial.
En las de exhibición de cosas el Notario describirá o relacionará las circunstancias que las identifiquen, diferenciando lo que resulte de su percepción de aquello que manifiesten peritos u otras personas presentes en el acto. La descripción podrá ser completada mediante planos, certificaciones, diseños, fotografías o fotocopias que incorporará a la matriz.
En las Actas de Exhibición de Documentos el Notario transcribirá o relacionará, además, los documentos, o concretará su narración a determinados extremos de los mismos indicados por el requirente.
En ellas se consignarán las declaraciones de las personas que intervengan. El Notario redactará el texto de la manera más adecuada a las declaraciones dichas, procurando utilizar las mismas palabras en lo que fuere posible y previa advertencia al declarante del valor jurídico de aquéllas, en los supuestos en que fuese necesario.
Vienen conceptuadas en el artículo 200 de la Ley Hipotecaria como medio hábil, junto con el expediente de dominio, para la reanudación del tracto sucesivo ininterrumpido. Su régimen jurídico está determinado en el artículo 203 de la mencionada norma, que establece que serán autorizadas por notario hábil para actuar en el lugar en que radiquen las fincas.
No es éste, sin embargo, el único ámbito de las actas de notoriedad, pues el Reglamento notarial aprobado por Decreto de 2 de junio de 1944 establece en su artículo 209
que las actas de notoriedad tienen por objeto la comprobación y fijación de hechos notorios sobre los cuales puedan ser fundados y declarados derechos y legitimadas situaciones personales o patrimoniales con trascendencia jurídica.
El precepto dispone asimismo los requisitos que habrán de observarse en las actas de notoriedad, a saber:
- el requerimiento para instrucción del acta será hecho al notario por persona que demuestre interés en el hecho cuya notoriedad se pretende establecer, la cual deberá aseverar, bajo su responsabilidad, la certeza del mismo, bajo pena de falsedad en documento público.
- el notario practicará, para comprobación de la notoriedad pretendida, cuantas pruebas estime necesarias, sean o no propuestas por el requirente, y deberá hacer requerimientos y notificaciones personales o por edictos cuando el requirente lo pida o él lo juzgue necesario.
- constarán necesariamente en las actas de notoriedad todas las pruebas practicadas y requerimientos hechos con sus contestaciones; los justificantes de citaciones y llamamientos; la indicación de las reclamaciones presentadas por cualquier interesado, y la reserva de los derechos, correspondientes al mismo ante los Tribunales de Justicia.
- el notario, si del examen y calificación de las pruebas y del resultado de las diligencias estimare justificada la notoriedad pretendida, lo expresará así, con lo cual quedará conclusa el acta.
- la instrucción del acta se interrumpirá si se acreditare al notario haberse entablado demanda en juicio declarativo con respecto al hecho cuya notoriedad se pretenda establecer (la Sentencia de la Sala 3.ª del Tribunal Supremo de 20 de mayo de 2008 ha declarado nulo el inciso final de este artículo, que establecía que por acta de notoriedad podrán legitimarse hechos y situaciones de todo orden, cuya justificación, sin oposición de parte interesada, pueda realizarse por medio de cualquier otro procedimiento no litigioso. La declaración que ponga fin al acta de notoriedad será firme y eficaz, por sí sola, e inscribible donde corresponda, sin ningún trámite o aprobación posterior).
Por su parte el artículo 209 bis regula específicamente las reglas que deberán observarse en la tramitación de las actas de notoriedad a que se refiere el artículo 979 de la Ley de Enjuiciamiento Civil de 1881 (declaración de herederos ab intestato).
Por último cabe reseñar que la antes mencionada sentencia de 20 de mayo de 2008 ha anulado igualmente el artículo 210 del Reglamento notarial, que establecía los requisitos de tramitación de las actas de notoriedad complementarias del título público conforme a los artículos 205 de la Ley Hipotecaria y 298 de su Reglamento.
En éstas se hará constar que el Notario ha examinado el documento que deba ser protocolado.
Los Notarios pueden recibir en depósito objetos, valores, documentos y cantidades, que les serán confiados por particulares o corporaciones, bien para su custodia, bien como prenda de sus contratos.
La admisión de depósitos es voluntaria por parte del notario, el cual podrá imponer condiciones al depositante. Cuando el Notario acepte depósitos en metálico, valores, efectos y documentos, extenderá un Acta que habrá de firmar el depositante o persona a su ruego, en el caso de que aquel no pudiera o no supiera firmar, y el Notario. En esta acta se consignarán las condiciones impuestas por el Notario al depositante para la constitución y devolución del depósito, así como todo aquello que fuere necesario para la identificación del mismo.
Los depósitos en metálico y los de los objetos en que fuese necesaria su identificación se entregarán cerrados y sellados a presencia del Notario en forma que ofrezca garantía suficiente de que no serán abiertos. Cuando proceda la devolución de un depósito se extenderá en la misma acta de constitución mediante nota expresiva, que será firmada por la persona que haya impuesto el depósito o por quien tenga de ella su derecho u ostente la representación legal o voluntaria, o por un testigo a su ruego (en el caso de que no supiere o no pudiere firmar), por un testigo de conocimiento (si el Notario no conociese al depositante o a quien le represente), y por el Notario mismo.
Se rechazará todo depósito que pretenda constituirse en garantía de un acto o contrato contrario a las leyes, la moral y las buenas costumbres. Cuando el Notario lo estimare conveniente podrá conservar los depósitos que se le hayan confiado en Banco o caja de seguridad arrendada a su nombre, advirtiéndolo así al depositante y haciéndolo constar en el Acta. La caja sólo podrá ser abierta por el Notario o su sustituto legal, o mediante orden escrita de la Junta directiva del Colegio Notarial o de la Dirección General de los Registros y del Notariado, en su caso.
Por último, los Notarios podrán recibir en depósito, retribuido o gratuito, cantidades en metálico, valores, documentos, resguardos u otros objetos, con los requisitos de forma que los interesados tengan por conveniente, o por simples recibos privados que el Notario suscriba por sí mismo o por otra persona con poder notarial bastante.